Cómo organizar los documentos importantes en tu móvil

Y esto es especialmente cierto para los emprendedores y los dueños de pequeños negocios, quienes suelen realizar gran parte de sus tareas administrativas directamente desde sus móviles.

Hasta hace unos años, la mayoría de las personas tenía una carpeta con sus documentos importantes, como su pasaporte o la escritura de su casa. En general, las personas dedicadas a los negocios tenían un gabinete lleno, porque en algún lugar tenían que guardar sus licencias, certificados y contratos. Los papeles se multiplicaban sin parar, y nunca era claro cuáles eran importantes y cuáles no.

Hoy en día, gran parte de esos documentos son digitales, pero eso no significa que haya bajado la cantidad. De hecho, es probable que, si consideramos las nuevas exigencias y los requisitos de la UE, haya aún más documentos más que antes (aunque por lo menos ocupan menos lugar). A su vez, si un empresario quiere administrar eficientemente su negocio y cumplir con todas las normativas, debe tener todos estos archivos en un lugar rápidamente accesible, ¡lo cual puede ser muy difícil! Por eso, en este artículo hablaremos sobre cómo organizar los documentos importantes en tu móvil.

Las ventajas de tener tus documentos organizados

Ser ordenado es una virtud muy útil. Sirve, sobre todo, para simplificar los procesos: es la diferencia entre solucionar un problema en cinco minutos y en quince. En el caso particular de los documentos, además, puede evitar complicaciones. Nadie quiere quedar detenido en migraciones porque tarda en encontrar sus papeles, y nadie quiere ser multado por no haber presentado a tiempo las licencias habilitantes de su negocio. Por eso es fundamental mantener los papeles ordenados. Tenerlos disponibles en el móvil, además, significa que podrás llevarlos siempre contigo, lo que simplificará enormemente tus gestiones.

Dos sistemas para organizar tus documentos

Hay muchas formas de organizar tus documentos, en base a que hay muchos criterios de clasificación. Puedes ordenarlos alfabéticamente, o por fecha, o por tema; incluso puedes usar criterios más originales si quieres y te funcionan. Sin embargo, todos estos criterios pueden ser divididos en dos sistemas básicos, que no dependen del cómo, sino del dónde.

¿Qué significa eso? Significa que, más allá de la forma en que elijas clasificar tus documentos, tienes que decidir si los guardarás en la nube o en tu dispositivo. Por supuesto, esto depende de las circunstancias en que necesites acceder a ellos; si están en la nube, por ejemplo, no podrás recuperarlos cuando no tengas señal. Otro factor importante es la memoria: quizás no quieres llenar tu dispositivo de archivos pesados. Por suerte, siempre puedes comprimir PDFs para que ocupen menos lugar. En internet hay varias páginas que te muestran cómo comprimir fácilmente.

Guardar documentos en la nube

Existen muchos programas diseñados para almacenar archivos en la nube. Probablemente los más conocidos sean Google Drive, Dropbox, iCloud y Microsoft Onedrive. El principio detrás de todos estos programas es que puedes guardar tus documentos en uno de sus servidores, al cual tendrás acceso exclusivo vía internet (también puedes seleccionar algunos documentos para tenerlos disponibles incluso sin conexión).

Este sistema es muy útil, porque libera la memoria de tus dispositivos y es igual de portable y flexible. Además, tiene una gran virtud: puedes acceder a los documentos desde cualquier dispositivo, siempre que puedas entrar a tu cuenta. Por si fuera poco, los archivos subidos a la nube son increíblemente fáciles de compartir. Si necesitas que tus amigos, familiares o socios tengan acceso a ciertos documentos, puedes solucionarlo con un par de clics; y, lo que es aún mejor, esos archivos se actualizan automáticamente, por lo que no tienes que estar enviando nuevas versiones cada vez.

Sin embargo, los sistemas de almacenamiento en la nube también tienen dos desventajas. Por un lado, dependen de tu acceso a la señal de móvil, lo que significa que puedes tener ciertos problemas si sueles viajar internacionalmente o a lugares remotos. Por el otro, todos estos servicios, por lo menos en su forma gratuita, tienen una capacidad limitada. Dropbox, por ejemplo, ofrece 2 gigas de capacidad; OneDrive y iCloud, 5 gigas; y Google Drive, 15 gigas. Por supuesto, siempre puedes pagar para tener más memoria, pero se trata de un sistema de suscripción, que cuesta un poco de dinero cada mes.

Guardar documentos en el dispositivo

También puedes guardar tus documentos directamente en la memoria de tu teléfono. Esto no te permitirá compartirlos con la misma facilidad, pero tendrás acceso a ellos en todo momento, sin importar si tienes o no señal en tu móvil.

Sin embargo, es importante notar que la mayoría de los teléfonos no tienen, como los ordenadores, una interfaz amable para guardar documentos. La pantalla es pequeña y los comandos son limitados. Afortunadamente, existen muchas aplicaciones dedicadas a ordenar y clasificar los archivos en tu teléfono, como Files de Google, Astro File Manager o File Manager. Dependiendo del sistema operativo de tu móvil, podrás usar algunas de estas apps y no otras. En todos los casos, se basan en ordenar tus archivos de manera clara, sencilla y práctica, con carpetas y subcarpetas visualmente amigables.

Cómo organizar los documentos en tu móvil

Hay muchas formas de organizar documentos en tu teléfono celular. El criterio que elijas depende, en gran medida, de tus circunstancias. Si necesitas tener tus archivos disponibles todo el tiempo, y no tienes interés en compartirlos, lo más probable es que prefieras guardarlos directamente en el dispositivo; si prefieres tenerlos accesibles desde varios dispositivos, o necesitas que varias personas los vean, la nube te resultará más cómoda. A su vez, en el caso de que estés consumiendo memoria, ya sabes cómo comprimir fácilmente un PDF. Con todo esto en mente, te será mucho más sencillo administrar tus documentos.